説明不足

どうも！
祐樹です。

相手に正しく伝えるって難しくないですか。
ちょっと違うかもしれませんが、伝言ゲームという
遊びがあるくらいなので、人から人へ情報を伝えるときに
どうしても情報が劣化したり、相手がこちらと違う意味でとらえてしまう
ことが発生することって、みなさんよくあると思います。

説明不足

私は、そう伝えたつもりでした。
わかっていると思ってました。
そういうことだったんですね。
勘違いしてました。

などなど、１日の中で
何回かこういったセリフを聞きませんか。

これってすごく危険ですよね。。。

先日、
うちの会社でこういったことがありました。
とある、受託開発の案件です。

「今回の案件は１２月の繁忙期で別案件が詰まっているため、平日に作業時間が取れません。土日に人員を集めて作業し、納品日に間に合うように調整します。」

私は、そう報告を受けていたので安心していました。

しかし、
後日クライアント様から不安の声が私に上がりました。

「納品日まで残り１週間ほどですが、まだ１つも進んでいません。
大丈夫でしょうか。このタイミングで進捗０は問題ですよね。」

え！？
めちゃくちゃ焦りました、、、
忘年会中でしたし、とても電話に出れる状況ではなかったし、
すぐさま社員にチャットを飛ばしました。

回答は
「クライアント様には納品日には間に合いますと報告してます。
なんでそんな報告がいくんですかねぇ、、、」

もう！！！
説明がたりないよ！！！

クライアント様が不安になるのは、当たり前ですよね。
初取引のクライアント様で、
まだ、うちのメンバーやお仕事のやり方など全くわかっていない
状況で、「納期は問題ありません！」としか聞いていない状態で
まったく進捗のない日々が続いたら誰でも不安になります。

明らかに、うちの説明不足だと思います。

「平日は、１２月ともあり繁忙期のため作業は土日に人員を数人集めて
作業いたします。平日の夜に土日作業へ向けて環境構築などを
行います。週明けからは、複数人の体制を組んで２日ほど予定スケジュールより前倒しできる見込みです。ご安心ください。」

ここまで先を読んで、相手の不安になりそうな部分をこちらから
提示し念のため日々の進捗を報告しておけば
ある程度は不安は取り除けると思います。

納品物の品質はもちろんですが、
必ず、相手が不安にならない安心できる説明や
スケジュールの提示、報告を徹底して行えるように
社内の教育をしていこうと思った１２月でした。

以上です。